Электронный документооборот в России

Процесс законодательного регламентирования электронного документооборота в России, завершившийся в мае текущего года — позволит обходиться без бумажных носителей в отношениях между заказчиками и исполнителями, что существенно сократит расходы и время передачи информации.

terraoko-2019060234-1

Законодательная база

В соответствии с нормами федерального закона «Об электронной подписи», обмен электронной документацией между юридическими лицами возможен в России с 2002 года. Законом вводилось понятие «электронно-цифровой подписи» (ЭЦП) и ее паритетность с собственноручной подписью. Однако электронный документооборот не получил должного развитие в силу несовершенства российского законодательства. Одним из главных препятствий в развитии электронного документооборота являлась невозможность обеспечения обмена электронными счетами-фактурами.

В мае 2012 года в соответствии приказом ФНС России утверждены:

- электронные форматы счетов-фактур;

- журналов учета выставленных и полученных счетов-фактур;

- книги учета покупок и продаж;

- формы акта приема-сдачи работ и первичных документов  ТОРГ-12

При этом обмен электронными счетами-фактурами носит обязательный характер, а составление форм приемки-сдачи работ и первичных документов — рекомендательный, но электронные формы обязательны к приему в уполномоченных органах.

В чем выгода

Система электронного документооборота давно показала свою эффективность относительно традиционного. Главные преимущества это конечно простота и скорость. При качественной установке программных настроек, сотруднику достаточно ввести данные с специальную форму, которая составлена в соответствии с российским законодательством, затем утвердить документ электронно-цифровой подписью и отправить заказчику. Аналогичные действия происходят со стороны заказчика — прием документа, утверждение, оплата.

Еще один немаловажный аспект — введение электронного документооборота на предприятии или учреждении, позволит оптимизировать кадровый состав.

С увеличением объемов производства естественным образом увеличивается штат не только работников, но и управленческого персонала. Целые отделы работают для составления различной документации, архивы год от года заполняются, по сути, никому не нужными бумагами. Электронный архив размещается на центральном сервере предприятия. Высвобождаются площади, которые раньше отводились для архива. Но главное, для ведения электронного документооборота требуется куда меньше сотрудников, чем при прежней организации работы. То, что раньше делали 2-3 сотрудника, легко может выполнить один.

Если резюмировать выгоды от внедрения электронного документооборота на предприятии,  мы получим следующее:

  1. Так как основную работу выполняет программа или приложение, снижается трудоемкость, что позволяет оптимизировать кадровый состав.
  2. Сокращаются сроки выполнения работ.
  3. Значительно минимизируется риск ошибок, вследствие минимизации человеческого фактора.
  4. Повышение эффективности использования возможностей оборудования.
  5. Повышение качества работы специалистов.
  6. Систематизация и структуризация информации о деятельности предприятия. Широкие возможности для анализа и планирования.
  7. Увеличение конкурентоспособности предприятия.
  8. Экономия средств на почтовых и курьерских расходах и расходных материалов.

Надо отметить, что выгоду от внедрения электронного документооборота получают как средние, так и крупные предприятия, государственные учреждения и частные организации.

Вот что говорил заместитель начальника управления делами банка «Возрождение» Владимир Панкратов еще в 2002 году после внедрение электронного документооборота:

Работа с документами стала занимать гораздо меньше времени. Банку также удалось сократить объем нерегистрируемой внутренней корреспонденции. Кроме того, разграничение прав допуска к документам между пользователями системы решило ряд вопросов по защите информации.

Надо ли говорить что за прошедшее десятилетие, функциональность программных продуктов позволяющих организовать электронный документооборот значительно увеличилась.

Как работает?

Работает все достаточно просто: исполнитель формирует документ, «подписывает» его электронной подписью и отправляет заказчику.

Такая простота невозможна в стандартных программных продуктах 1С. Без специализированных настроек процесс занимал бы куда больше времени. Дело в том, что без дополнительных опций, документ после формирования отправляется стороннему оператору, а затем заказчику.

Специальные приложения, разработанные нашей компанией, позволяют минимизировать процесс формирования и отправки электронного документа. Приложения служат для оптимизации конкретных процессов, например для электронно-цифровой подписи, приложение криптограф (для обеспечения конфиденциальности).

Приложения, позволяющее сохранять данные в единой информационной системе предприятия и автоматически извлекать информацию из бумажных носителей или делать возможным распознавание информации с платежных и инкассовых поручений.

Наши приложения позволяют значительно увеличить эффективность процесса осуществления электронного документооборота.

Для руководства предприятия разработана специализированная настройка, позволяющая иметь доступ (в том числе удаленный) к единому информационному центру предприятия и в любое удобное время осуществлять контроль над финансовыми потоками и за деятельностью фактически любого отдела или сотрудника.

Сроки внедрения программного обеспечения и приложений на различных предприятиях могут существенно отличаться в зависимости от объемов документооборота и наличия автоматизированных рабочих мест.

При поступлении заказа, на внедрение электронного документооборота, наши специалисты проводят анализ деятельности предприятия, устанавливают — какие дополнительные приложения необходимы для обеспечения наибольшей эффективности. К слову, приложения могут быть и бесплатными в зависимости от их назначения.

Последствия внедрения электронного документооборота, не должно становится головной болью для руководителя. Надо понимать, что установка необходимого программного обеспечения по принципу «лишь бы было» не приведет к желаемому результату. По-настоящему полезным и эффективным процесс станет лишь в случае обеспечения дополнительными приложениями, которые позволят вывести предприятия на новый качественный уровень.

Комментарии