Как подготовить доклад — презентацию

Не секрет, что все блестящие импровизации всегда составляются заранее. Подготовка качественного доклада и презентация его перед публикой – комплексная и ответственная задача. Ошибок здесь быть не может. Как правило, люди, «несущие свет в массы», проходят предварительное обучение. Но все не так просто. Как только докладчик оказывается один на один с аудиторией, начинают твориться чудеса.

Профессионалы в сфере информационных технологий давно пришли к тому, что IT-специалисты, которые хотят развиваться и строить карьеру в данной области, должны мыслить стратегически. За рубежом, в крупных корпорациях IT-директора, как правило, занимают позиции высшего руководства. Как говорит Сюзан Дониз, глава IT-службы компании Aimia, технологии вошли во все сферы: логистику, продажи, финансы. Навык публичных выступлений необходим для того, чтобы уметь донести свою стратегию до руководства. Как подготовить хороший доклад, привлечь внимание слушателей, оказаться полезным и быть на высоте – об этом мы и поговорим.

861a7f71b8e733c736e9e0628c56baa7

Встречают по одёжке… и не только!

            Обратимся к образу докладчика. Кто он? Безусловно, это должен быть уверенный в себе человек, разбирающийся в теме и смежных областях, готовый к импровизации, с чувством юмора и самообладанием, который адекватно реагирует на критику и готов ответить на самые каверзные вопросы. Если вы не обладаете всем перечнем этих составляющих успешного образа, не переживайте, над собой можно и нужно работать! Существует ряд факторов, которые непосредственно связаны с формой публичного выступления и влияют на его успех. Это подача материала, внешний вид докладчика и раздаточный материал. Рассмотрим их:

  1. Внешний вид включает в себя не только одежду докладчика, но и прическу, мимику, движения. Настрой должен быть позитивным и дружелюбным, прическа – аккуратной. Двигайтесь по аудитории плавно. Согласитесь, желающих смотреть на неопрятного человека с дергающимся глазом и трясущимися руками будет немного. Имидж организации, которую представляет такой докладчик, несомненно, пострадает.
  2. Особое внимание уделите своей речи. Она как раз и выдает ваши настоящие эмоции. Произношение слов должно быть чётким, уверенным и внятным. Что касается громкости, то она должна быть доступной для восприятия слушателем с последнего ряда.
  3. Раздаточный материал. Не стоит недооценивать этот фактор. Именно он является связующим звеном между аудиторией и докладчиком. Вы можете представлять вниманию наглядный предмет или это могут быть плакаты, таблицы, слайды и т.д. Главное требование здесь – удобство восприятия. Рисуйте схемы, делайте записи на доске или флипчарте, чертите графики, раскрашивайте ромашки, одним словом, делайте все, чтобы информация в раздаточном материале было понятной, чёткой и без лишней «воды». Когда начнется обсуждение доклада, большая часть вопросов будет связана с тем, что слушатели увидят на раздаточном материале. Хотите вы этого или нет, но людей, у которых преобладает визуальное восприятие информации, среди нас больше, чем тех, кто предпочитает звук картинке.

Продумайте свой образ до мелочей. Репетируйте перед зеркалом, коллегами и воображаемым слушателем, записывайте свою речь на диктофон. Теперь, когда вы уверены в себе и ваш образ безупречен, переходим к главному – подготовке идеального доклада.

Здесь нужно упомянуть о том, кто должен выступать на конференции. В первую очередь это зависит от темы. Если докладчик собирается вещать о новой сложной технической разработке, то лучше выпустить на сцену практикующего специалиста, ибо нет более жалкого зрелища, чем руководитель, судорожно пытающийся подобрать слова к тем предметам, о которых он ничего не знает. В случае выхода на рынок нового бренда большего веса и значимости ему придаст выступление самого руководителя.

Определение цели доклада и целевой аудитории

Первым делом определите цель доклада. Это поможет определить форму, уровень взаимодействия со слушателями и стиль доклада. Цели могут быть самыми разными, например: привлечение новых партнеров, презентация нового продукта/услуги, расширение рынка сбыта, внедрение новых IT-технологий, формирование имиджа в бизнес-среде и т.д.

Предварительно узнайте, перед кем вы будете выступать, численность аудитории, ее ожидания, подумайте, какой результат от выступления вы хотите получить. Всегда помните о главной цели, представляете ли вы свои разработки на научно-исследовательской конференции или занимаетесь продвижением нового высокотехнологичного продукта. В последнем случае концепция вашего выступления должна совпадать с концепцией существования самого предприятия, коррелировать с его миссией, целями и задачами. А сам оратор должен быть лояльно настроен к организации, которую он представляет, и иметь достаточный опыт работы в данной сфере, чтобы разбираться во всех тонкостях и «подводных камнях». Это поможет профессионально и грамотно ответить на вопросы, когда начнется обсуждение доклада.

Структура доклада

Тема

Цель определена, переходим к выбору темы. Она должна соответствовать тематике конференции и, конечно же, быть актуальной, интересной и новой. Кроме того, не берите на доклад широкий круг вопросов. Время выступления всегда ограничено установленным регламентом и необходимостью приводить конкретные примеры. Не пытайтесь успеть «галопом по Европам». Глобальные выводы в хорошем докладе всегда основываются на конкретных примерах. Иначе тезисы доклада выглядят бездоказательно. Если на конференции, посвященной практическому подходу к построению эффективной команды, докладчик будет разглагольствовать об общих принципах управления персоналом, то он будет, мягко говоря, неубедителен.

Введение

Как известно, самое сложное – это начать. Обычно во введении раскрывается научная новизна работы или предлагается по-новому взглянуть на известные вещи. Но в любом случае ваш материал должен содержать практическую ценность. Не пытайтесь сводить весь доклад к рекламе товара или услуги. Качественно подготовленный доклад разрекламирует себя сам.

Текст доклада

Переходим к основной части. Описывайте суть, делитесь выводами и практическими разработками, приводите примеры. Если темой вашего доклада является опыт организации по решению каких-либо задач, как можно тщательнее опишите способы решения этих задач. Наибольшей популярностью у аудитории пользуются практические советы, подкрепленные доказательной базой примеров. Читать текст доклада нежелательно, вы можете потерять контакт с аудиторией. Если в своем докладе вы рассматриваете технические вопросы, старайтесь преподносить объективную оценку предмета или явления, будьте открыты всему новому, не отрицайте наличие альтернативных точек зрения. Не бойтесь добавить что-то нестандартное в свой доклад: расскажите анекдот, в тему или не очень, поиграйте с аудиторией — может, и в прямом смысле. Задавайте вопросы, желательно не самые сложные, и раздавайте за правильные ответы сувенирную продукцию с логотипом компании. Оживление и интерес вам обеспечены. Стандартные презентации с использованием PowerPoint навевают скуку на слушателей — попробуйте сделать свою презентацию необычной, например, даже рисунки в стиле детского минимализма станут оригинальным решением для вашего перформанса на конференции. Не бойтесь удивлять — нестандартный подход сейчас в моде.

Заключение

В заключении подведите итоги. Повторите ключевые вопросы и основные идеи. Чем более лаконично и убедительно вы закончите свой доклад, тем более расположена к вам будет аудитория. Помните, что «краткость – сестра таланта».

Не забывайте про внешний вид доклада. Оформленный по правилам материал — это не только уважение к себе и своей работе, но и показатель того, как вы умеете работать с информацией, анализировать и преподносить ее слушателю.

Таким образом, идеальный доклад не сводится к простому написанию пусть даже профессионально грамотного материала. Это целый комплекс задач, который должен решить и предусмотреть докладчик еще на стадии подготовки к публичному выступлению. В одном известном фильме герой говорит, что «Экзамен — это всегда праздник». Воспринимайте возможность выступить публично как приятное событие в вашей жизни. Мыслите стратегически. Удачи вам! Ни пуха, ни пера!

Комментарии